Privatlivspolitik

1. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Hvilke oplysninger HØI behandler om dig afhænger af, hvordan du benytter klinikken, bookingsystemet, hjemmesiden og webshoppen.

I forbindelse med booking, behandling og administration kan vi blandt andet behandle:

• navn
• adresse, når det er relevant
• telefonnummer
• e-mailadresse
• fødselsdato, CPR-nummer og andre nødvendige identifikationsoplysninger, når det er relevant
• oplysninger om bookede, ændrede, aflyste og gennemførte behandlinger
• oplysninger om klippekort og behandlingsforløb
• betalings- og faktureringsoplysninger
• oplysninger, du selv giver i forbindelse med behandling
• journaloplysninger og behandlingsnotater
• helbredsoplysninger, når de er relevante for behandlingen
• oplysninger om samtykker og eventuelle til- og frameldinger
• oplysninger om tilskud, forsikring eller medlemskab, når det er relevant

Ved køb i webshoppen behandles desuden de oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre og administrere købet, herunder kontakt-, ordre-, leverings- og betalingsoplysninger.

2. Helbredsoplysninger og journal

I forbindelse med akupunktur og øvrige behandlinger kan det være nødvendigt at registrere oplysninger om dit helbred, symptomer, tidligere behandlinger, medicin og andre forhold, som er relevante for en sikker og individuelt tilpasset behandling.

Helbredsoplysninger behandles fortroligt og med særlig opmærksomhed på beskyttelse og adgang til oplysningerne.

Journal og behandlingsnotater anvendes blandt andet til at planlægge, gennemføre og følge op på dit behandlingsforløb samt dokumentere relevante oplysninger om behandlingen.

3. Formål med behandlingen af personoplysninger

HØI behandler personoplysninger, når det er nødvendigt for blandt andet at:

• administrere bookinger og aftaler
• oprette og administrere klientprofiler
• kommunikere med dig før og efter en behandling
• gennemføre og følge op på behandlinger og behandlingsforløb
• føre relevante behandlingsnotater og journal
• administrere klippekort og behandlingsforløb
• administrere betalinger, kvitteringer og fakturering
• håndtere køb og ordrer fra webshoppen
• overholde relevante regnskabs- og dokumentationskrav
• administrere tilskud og forsikringsrelaterede oplysninger
• besvare henvendelser
• sende markedsføring eller nyhedsbreve, hvis du særskilt har tilmeldt dig

4. Grundlag for behandlingen

Behandlingen af almindelige personoplysninger sker på det grundlag, der er relevant for det konkrete formål. Det kan blandt andet være nødvendigt for at indgå eller opfylde en aftale med dig, for at overholde en retlig forpligtelse, på baggrund af en legitim interesse eller på baggrund af dit samtykke.

Når HØI behandler helbredsoplysninger eller andre oplysninger med særlig beskyttelse efter databeskyttelsesreglerne, sker det kun, når der foreligger et relevant grundlag for den konkrete behandling.

Hvor behandlingen er baseret på dit samtykke, kan samtykket trækkes tilbage med virkning for fremtidig behandling af oplysningerne. En tilbagetrækning ændrer ikke lovligheden af den behandling, der allerede er foretaget.

5. Terapeut Booking

HØI anvender Terapeut Booking til administration af blandt andet klienter, onlinebooking, aftaler, behandlingsforløb, journal, samtykker, kommunikation og anden klinikadministration.

Oplysninger, du indtaster i forbindelse med booking eller klientoprettelse, samt relevante oplysninger fra dit behandlingsforløb, kan derfor blive registreret og opbevaret i Terapeut Booking.

Terapeut Booking kan desuden anvendes til udsendelse af bookingbekræftelser, påmindelser, ændringer og oplysninger om aflysninger.

Adgangen til klient- og behandlingsoplysninger begrænses til personer, som har et sagligt behov for adgang.

6. Betaling og fakturering

Der betales som udgangspunkt ikke i forbindelse med onlinebooking. Behandlinger betales normalt i forbindelse med behandlingen.

HØI tilbyder aktuelt betaling med MobilePay og bankoverførsel.

I forbindelse med betaling og fakturering kan HØI behandle oplysninger, der er nødvendige for at registrere betalingen, udstede kvittering eller faktura samt opfylde gældende regnskabs- og dokumentationskrav.

Hvis en ekstern betalingsudbyder anvendes, kan relevante betalings- og transaktionsoplysninger blive behandlet af den pågældende udbyder efter dennes egne sikkerheds- og databeskyttelsesprocedurer.

7. Shopify og webshop

HØI anvender Shopify til hjemmeside og webshop.

Når du foretager et køb i webshoppen, behandles de oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre købet. Det kan blandt andet være navn, kontaktoplysninger, leveringsadresse, ordreoplysninger og oplysninger om betalingen.

Oplysninger kan desuden behandles af relevante leverandører, når det er nødvendigt for eksempelvis betaling, levering, teknisk drift eller administration af ordren.

8. Sygeforsikringen “danmark”

Hvis en behandling er tilskudsberettiget, og betingelserne for indberetning er opfyldt, kan relevante oplysninger om behandlingen blive indberettet til Sygeforsikringen “danmark”.

Det kan blandt andet være nødvendigt at behandle CPR-nummer, behandlingsdato, behandlingstype og andre oplysninger, som er nødvendige for den konkrete indberetning.

Der videregives alene oplysninger, som er relevante og nødvendige for den konkrete indberetning.

9. Privat sundhedsforsikring og andre tilskudsordninger

Hvis du ønsker at benytte en privat sundhedsforsikring eller anden tilskudsordning i forbindelse med din behandling, kan det være nødvendigt at behandle oplysninger om bevilling, behandling og fakturering.

HØI videregiver kun oplysninger til et forsikringsselskab eller anden tredjepart, når der foreligger et relevant grundlag, og kun i det omfang oplysningerne er nødvendige til formålet.

10. Nyhedsbrev og markedsføring

Du kan frivilligt tilmelde dig HØI's nyhedsbrev eller anden markedsføring.

Kommunikation kan blandt andet indeholde nyheder, inspiration, information om behandlinger, hudpleje, produkter, arrangementer og tilbud fra HØI.

Hvis du tilmelder dig, kan relevante oplysninger som navn, e-mailadresse, telefonnummer, tilmeldingsstatus og eventuelle præferencer blive behandlet til dette formål.

Tilmelding til markedsføring er frivillig og holdes adskilt fra de oplysninger og samtykker, der er nødvendige i forbindelse med booking og behandling.

Du kan til enhver tid afmelde dig igen via den afmeldingsmulighed, der fremgår af kommunikationen, eller ved at kontakte HØI.

11. Databehandlere og videregivelse

HØI sælger ikke dine personoplysninger.

Vi kan anvende eksterne leverandører til blandt andet bookingsystem, it-drift, hjemmeside, webshop, betaling, nyhedsbreve, kommunikation og andre administrative funktioner.

Når en leverandør behandler personoplysninger på HØI's vegne, sker behandlingen efter gældende databeskyttelsesregler og, hvor det er påkrævet, på grundlag af en databehandleraftale.

Oplysninger kan også videregives, hvis det er nødvendigt for at overholde lovgivning, myndighedskrav eller andre retlige forpligtelser.

12. Behandling af oplysninger uden for EU/EØS

Nogle af de it- og tjenesteudbydere, HØI anvender, kan behandle personoplysninger uden for EU/EØS.

Hvis personoplysninger overføres til et land uden for EU/EØS, skal overførslen ske på et gyldigt grundlag efter databeskyttelsesreglerne og med de nødvendige beskyttelsesforanstaltninger.

13. Opbevaring og sletning

Personoplysninger opbevares ikke længere, end det er nødvendigt til de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet, medmindre længere opbevaring er nødvendig som følge af lovgivning, dokumentationskrav, regnskabsregler, relevante branchekrav eller andre saglige og lovlige hensyn.

Forskellige typer oplysninger kan derfor have forskellige opbevaringsperioder.

Journal- og behandlingsoplysninger slettes ikke automatisk alene, fordi en klient ikke har været aktiv i en periode. Før sletning vurderes det, om oplysningerne fortsat skal opbevares af hensyn til behandling, dokumentation eller gældende krav.

Oplysninger, som skal opbevares efter eksempelvis bogføringslovgivningen, opbevares i den periode, som følger af reglerne.

14. Sikkerhed

HØI anvender relevante tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod blandt andet uautoriseret adgang, tab, ændring eller misbrug.

Der anvendes blandt andet adgangskontrol og relevante sikkerhedsfunktioner i de systemer, der benyttes til klientadministration og behandling af personoplysninger.

15. Fortrolighed

Oplysninger, du giver HØI i forbindelse med behandling, behandles fortroligt.

Oplysninger om dit behandlingsforløb videregives ikke til uvedkommende. Hvis oplysninger skal deles med andre i forbindelse med eksempelvis tilskud, forsikring eller anden relevant administration, sker det kun, når der foreligger et gyldigt grundlag for videregivelsen.

16. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesreglerne har du en række rettigheder i forhold til HØI's behandling af dine personoplysninger.

Afhængigt af omstændighederne kan du blandt andet have ret til:

• at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig
• at få urigtige oplysninger rettet
• at anmode om sletning af oplysninger
• at få behandlingen af oplysninger begrænset
• at gøre indsigelse mod visse former for behandling
• at modtage visse oplysninger i et struktureret format
• at trække et samtykke tilbage, hvor behandlingen er baseret på samtykke

Rettighederne er ikke absolutte. Der kan eksempelvis være oplysninger, som HØI fortsat er berettiget eller forpligtet til at opbevare, selvom du anmoder om sletning.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte HØI på info@lottehoiakupunktur.dk .

17. Cookies

HØI's hjemmeside kan anvende cookies og lignende teknologier til blandt andet nødvendige funktioner samt, afhængigt af dit valg, statistik og markedsføring.

Du kan læse mere om anvendelsen af cookies, formål, leverandører og dine valgmuligheder i HØI's Cookiespolitik.

18. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med den måde, HØI behandler dine personoplysninger på, er du velkommen til først at kontakte os.

Du har desuden ret til at indgive en klage til Datatilsynet over behandlingen af dine personoplysninger.

Du kan finde yderligere information om dine rettigheder og klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.

19. Ændringer i privatlivspolitikken

Privatlivspolitikken kan blive opdateret, hvis HØI's behandling af personoplysninger, anvendte systemer eller gældende regler ændres.

Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på HØI's hjemmeside.